Das wichtigste beim Umzug? Die gemeinsame Kaffeemaschine nicht vergessen!

Im Artikel Home Office: Chance statt Pflicht haben wir gezeigt, wie sich zu Corona-Zeiten unser Büro Situation verändert hat und wieso wir diese Veränderung als Chance wahrgenommen haben. Seit Ende Mai haben wir uns nun in den Design Offices Köln und München mit reduzierter fester Fläche eingerichtet und haben zusätzlich die Möglichkeit, individuell nach Tagesbedarf, weitere Arbeitsplätze zu nutzen.

So können wir ganz nach individuellem Bedarf und Arbeitsphase zwischen Arbeit im Büro und Home-Office wählen. Nun wollen wir einen Blick darauf werfen, wie sich unsere Situation des dezentralen Arbeitens durch diese bewusste Entscheidung für eine hybride Lösung entwickelt hat.

Zur Einleitung ein kleiner persönlicher Exkurs, bevor wir einen Blick darauf werfen, wie sich unsere Situation des dezentralen Arbeitens durch diese bewusste Entscheidung für eine hybride Lösung entwickelt hat. Ich durfte 2017 in einem StartUp arbeiten, das schon früh auf ein internationales und somit zwingend remote aufgestelltes Team gesetzt hat. Ein sehr spannender Moment mit Blick auf Remote Arbeiten geschah mit einer Kollegin, die uns von Kairo aus unterstützte. Sie war inhaltlich sehr verlässlich, aber was Termine und Verfügbarkeiten anging, hatte ich schon länger das Gefühl, es läuft irgendwie unrund.

Erst nach einem Monat erwähnte sie in einem Gespräch ganz nebenbei, dass unsere Termine immer mit den Schulzeiten ihrer Kinder kollidierten. Mein “Kinn fällt runter Moment” bestand vor allem darin, dass ich nach einem Monat Zusammenarbeit zum ersten Mal von ihren Kindern hörte. Mir wurde bewusst, dass dieser für mich erhellende, aber auch irgendwie unangenehme Moment nie entstanden wäre, hätten wir auch nur einmal zusammen an einer Kaffeemaschine gestanden. Natürlich hätte sie mir dann schon längst stolz von ihren Kindern und deren Lieblingsfächern erzählt…

Heute ist das Wort Remote auch ganz selbstverständlich im Alltag angekommen. Seien es die Kinder, die nicht mehr nur die Hausaufgaben von zu Hause erledigen. Wir waren alle mindestens einmal auf einem Remote Konzert, Geburtstag, Hochzeit und/oder Feierabendbierchen, die unzähligen virtuellen Meetups noch nicht eingerechnet. Erwähnt sei auch meine Oma, die jetzt ganz selbstverständlich weiß, dass der Jung im Home-Office arbeitet (und auch sonst irgendwas mit Computern macht…)

Es hat sich in ganz vielen Lebensbereichen gezeigt, das Remote zu einer wichtigen Kulturfrage unserer Zeit geworden ist. Natürlich reflektieren auch wir bei ui/deation regelmäßig, was das Thema für die eigene Arbeitskultur, als auch die Kultur in der Zusammenarbeit mit Kunden und Kooperationspartnern bedeutet.

Neue Raumkultur im Team gelebt

Flexibler Raum bedeutet für uns Flexibilität bei der Wahl des Ortes, an dem man zum gemeinsamen Arbeiten zusammenkommt, sowie auch Flexibilität in den Gegebenheiten des Ortes. Durch unseren Umzug in die Design Offices haben wir an unseren Standorten München und Köln zurück zu festen Arbeitsorten gefunden, die wir nun sehr flexibel nach tagesaktuell benötigter Kapazität nutzen können. Neben unseren festen Büroflächen gibt es flexibel nutzbare Plätze zum gemeinsamen Arbeiten sowie zubuchbare Räumlichkeiten für Kundentermine und größere Workshops.

Die persönliche Entscheidung, wo unsere Teammitglieder arbeiten möchten, hat so sehr freie Gestaltungsmöglichkeit bekommen. Gleichzeitig stellen wir mit den zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten im Design Office sicher, dass Remote arbeiten immer eine freiwillig und nach individuellem Bedarf wahrgenommene Möglichkeit bleibt. Wer im Büro arbeiten möchte, hat jederzeit und flexibel die Gelegenheit dazu. Hier hat sich gezeigt, dass nur wenige von uns die tägliche Arbeit im Büro vorziehen, während die Nutzung der Arbeitsplätze nach aktuellem Tagesbedarf von einem Großteil vorgezogen wird. Die Fahrt ins Büro wird so als Chance erfahren und nicht als Verpflichtung. Insbesondere für gemeinsame Kick-Off Momente in Projekten gibt es genug Raum, um mit allen Beteiligten intensiv und real die Köpfe zusammen zu stecken.

Wir sehen den Mix aus räumlicher Zusammenarbeit auch als Chance die gemeinsame Zeit bewusster zu erleben. Eine räumliche Trennung von Arbeits- und Kreativphasen hat sich für unser Team als Chance gezeigt. Dabei kann insbesondere fokussiertes Arbeiten in der Umgebung verwirklicht werden, die man persönlich als am besten geeignet sieht. Gleichzeitig ist es dann doch gerade für die Startmomente wichtig, auch die Möglichkeit zu haben, mal gemeinsam an einem Tisch zu sitzen. Diesen Raum können wir nun noch bewusster einsetzen und in unsere Sprint Kultur einzahlen lassen.

Neue Raumkultur nach außen gelebt

Remote Arbeiten ist in den vergangenen Monaten als neu gelebte Wahrheit — schneller als irgendjemand es hätte erwarten können — in die meisten deutschen Unternehmen gedrungen. Das Remote Arbeiten starken Einzug in die Arbeitswelt erlangt hat, zeigt sich für uns auch in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Kooperationspartnern als Chance. Hierbei zahlt unsere langjährige Routine im dezentralen Arbeiten direkt in unsere Projekte ein, bei denen Kunde und Kooperationspartner von verschiedenen Standorten aus gemeinsam tätig sind. Es ermöglicht uns einen engeren und regelmäßigen Austausch, den wir mit dem gezielten Einsatz von Tools und Methoden für das virtuell-kollaborative Arbeiten beleben.

Neben unserer inhaltlichen Arbeit sehen wir es als wichtige Aufgabe in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden, diese im dezentralen Arbeiten zu stärken. Hierzu ist es vor allem wichtig, eine gemeinsame Kommunikations- und Diskussionskultur zu schaffen. Genauso gehört dazu, unsere Kunden methodisch zu unterstützen und auch im Umgang mit neuen Tools zu befähigen. Wir nutzen individuell und an den Bedarf angepasst die passenden Methoden, Tools und Rituale für das gemeinsame Arbeiten.

Zu dieser gemeinsamen Kommunikationskultur gehört auch gezielte Rituale sowie Meetingformate zu schaffen. Ein Beispiel sind morgendliche Dailies mit den Projektbeteiligten an verschiedenen Standorten, die sicherstellen, dass Abhängigkeiten frühzeitig erkannt und bedient werden können. Hier unterstützen Tools und Methoden virtueller Gemeinschaftsarbeit die Projektbeteiligten dabei, trotz räumlicher Distanz frühzeitig in die Kommunikation mit Menschen außerhalb des eigenen Unternehmens zu gehen. Es hat sich gezeigt, dass gerade in Kooperations-Projekten mit einer hohen Diversität von Beteiligten ein aktiverer Austausch und eine einbeziehende Kommunikation aller beteiligten Parteien geschaffen werden konnte.

Gleichzeitig können wir durch das Netzwerk der Design Offices mit 40 Standorten, flexibel vor Ort in ganz Deutschland arbeiten. Das bietet einerseits unserem Team die Gelegenheit, unkompliziert an selbst gewählten Orten zu arbeiten. Zum anderen haben wir jederzeit die Möglichkeit, unseren Kunden gemeinsame Räume zum Austausch anzubieten. So haben wir die charmante Gelegenheit, mit unseren Kunden auch gezielt einen Raumwechsel zu nutzen, ohne dass sie weite Anreisen von ihren eigenen Standorten aus auf sich nehmen müssen.

Achtsam sein im Virtuellen Raum

Remote Arbeiten bedeutet auch und eigentlich vor allem auf einander Acht zu geben und lieber einmal zu viel als zu wenig auf die Zwischentöne zu hören. Die folgende Momentaufnahme zeigt einen kleinen, aber unglaublich wichtigen Moment der in meinem Gedächtnis haften geblieben ist.

Ja es stimmt, dass Online vieles schwerer zu deuten ist. Aber manchmal hilft es, sich auf Omas Weisheiten zu verlassen und “lieber einmal zu viel als zu wenig zu fragen”. Ich habe weiter oben bereits das Beispiel der Kollegin mit Kindern angeführt. Zu diesem Zeitpunkt hatte ich wohl noch nicht ausreichend verstanden, dass “im Virtuellen” häufig der Raum fehlt zwischen den Zeilen zu lesen.

Es braucht Online ein anderes Taktgefühl als Offline. Ich sage bewusst anderes, da zu viel Taktgefühl ab und zu auch ganz schön nerven kann. Doch wahrscheinlicher ist eine Reaktion, wie meine nach dem kurzen Austausch mit Caro. Man fühlt sich wahrgenommen und freut sich noch Wochen später über die kleine “unnötige” Aufmerksamkeit der Kollegin.

Wie wollen wir nun die Zukunft gestalten?

Um genau diese Frage zu beantworten, haben wir einfach mal das Team gefragt und wollen euch die Antworten natürlich nicht vorenthalten.

Als erstes fragten wir nach ultimativen Home-Office Hacks und hier fängt es ganz pragmatisch mit dem richtigen Equipment an. Ab und zu ist es doch schön, wenn man sich auf ganz elegante Weise, mit Sack und Pack trollen kann.

Das Stehpult auf Rollen, wenn mal wieder alle im Lockdown zuhause sind. Dann kann man immer dorthin, wo man den Rest der Familie am wenigsten stört…. :-D

Zum Glücklichen Remoten gehört auch und manchmal noch viel mehr als im Büro, Acht auf sich selbst und auf die Anderen zu geben. Sich selbst Strukturen und Rituale zu schaffen, sowie positive Gewohnheiten zu festigen.

Einmal um den Block gehen und dann erst Anfangen zu arbeiten, um den Weg zur Arbeit zu simulieren. Gleiches am Abend versteht sich ;).

Den Tag gut planen und zwischen Meetings Pausen blocken.

Nur nicht zu streng mit sich selbst zu sein und Raum zu lassen für Momente, in denen mal nicht alles zu 100% so läuft wie gewünscht.

Auch mal vom Sofa/ Terrasse aus arbeiten wenn der Schreibtisch unbequem/ die Stimmung schlecht wird

Aber sind wir mal ehrlich. Ein paar Dinge fehlen uns dann doch im Home Office. Die gute Nachricht zuerst: Nicht eine der Antworten (in Zahlen: 0) auf die Frage was Remote vermisst wurde, zahlt auf den hochheiligen Faktor “Produktivität” ein. Vielmehr sind es die Momente der Begegnung und des Ungeplanten.

Team-Kontakt, Spontaneität, ungeplanter Raum miteinander, Socialising mit spontanen neuen Kontakten

Kollegen, der Austausch, und bei Fragen die kurzen Wege

Austausch, gemeinsam essen gehen, auch mal zusammen an was arbeiten können, Chris Witze, gemeinsames Grillen

Was das Büro mit Persönlichkeit angeht, sind wir auf einem guten Wege. So haben wir beim Umzug in Co-Working Spaces in Köln und München gelernt, dass dieses nicht immer voll besetzt sein muss. Es soll vielmehr als Ort des gemeinsamen Arbeiten genutzt werden, um je nach Bedarf an einem Tisch zu sitzen und gemeinsam kreativ zu sein.

Dass dieses Büro auch nicht immer am gleichen Ort sein muss, wurde am Ammersee erfolgreich bewiesen. Dort traf sich unser “Münchener Team” um gemeinsam zu arbeiten, aber vor allem um zusammen zu sein.

Ein Büro mit Persönlichkeit, gemeinsames Kochen / Essen / Grillen mittags und oder abends. Der soziale, fachliche und persönliche Austausch

Und ja, auch wir freuen uns riesig auf die Momente, in denen wir uns wieder öfter “richtig” gegenseitig auf die Schulter klopfen können. Es muss ja nicht mehr täglich sein, aber dann mit umso größerer Vorfreude.

Wenn nun endlich die Lockerungen kommen, gelegentliche Treffen.

vielleicht einmal im Monat zusammen essen gehen?

Das wichtigste zum Schluss: Ein bisschen Quatsch mit Soße darf natürlich in keinem guten (Remote) Team fehlen

Gespräche und Quatsch

Nicht nur zu wissen, sondern auch zu spüren, dass man in einem Team von Menschen “mit Ecken und kannten” arbeitet, macht diese Tage doch gleich viel ertragbarer. Für sich selbst und auch die anderen. Oft entsteht dann ja genau da kreative Energie, wo anfangs vielleicht Reibung war.

Mehr Team-Events mit Raum für Spontaneität und Socialising. Das macht Ideen, Identität und “dreidimensionale Charakteren” statt “zweidimensionaler Slack-Kontakte”.

Und nu? Ein kleines persönliches Fazit…

Wird jetzt alles besser? Leider nein.
Wird alles jetzt besser? Ganz bestimmt, aber selbstverständlich nicht von allein!

Damit diese Prognose eine Chance hat, müssen wir weiter aktiv und sehr wach sein, wenn es darum geht, gemeinsam zu arbeiten und in der uns alle betreffenden neuen Kommunikationskultur in den Austausch zu gehen. Hierbei geht es ganz besonders auch darum, zu erkennen wie sich die veränderte Form des Zusammenarbeitens und Zusammenseins auf die leisen Zwischentöne auswirkt. Für diese Zwischentöne und das gegenseitige Wahrnehmen sollte es in einem starken Team immer Raum geben.

Einer der wichtigsten dieser Orte war lange Zeit der Raum rund um die Büro-Kaffeemaschine. Diese Räume neu zu denken — in gezielten Ritualen und auch abseits der Meeting-Agenda — sollte die Kultur erfolgreich kreativer Unternehmen prägen und selbstverständlich für jedes einzelne Teammitglied werden.